Cách quản lý công nợ hiệu quả cho cửa hàng kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật

Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi chuyện nợ nần, khách hàng nợ bạn, bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng bán lẻ. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một chính sách, quy trình quản lý và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng cũng như quản lý dòng tiền dễ dàng hơn.




1. Quản lý công nợ là gì?

Khái niệm quản lý công nợ là gì? Quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi nhận số tiền phải thu hoặc số tiền phải trả với khách hàng và nhà cung cấp khi phát sinh giao dịch mua hàng, nhập hàng, giúp cá nhân, cửa hàng, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính hiệu quả hơn.

2. Quản lý công nợ bao gồm những gì?

Quản lý công nợ trong bán lẻ thông thường bao gồm 2 phần chính là quản lý các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và nhà cung cấp. Vậy với mỗi đối tượng này, cửa hàng cần quản lý tài chính, công nợ như thế nào sao cho hiệu quả?

3. Cách quản lý công nợ hiệu quả

Có rất nhiều cách quản lý tài chính, công nợ cho cửa hàng kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật (BVTV) có thể kể đến như quản lý bằng sổ sách, quản lý bằng excel và sử dụng phần mềm quản lý công nợ. Cùng tìm hiểu ưu – nhược điểm của từng cách quản lý này xem cách nào phù hợp với bạn nhé!

3.1. Quản lý bằng sổ sách

Đây là cách quản lý công nợ rất cổ điển mà nhiều cửa hàng truyền thống đang áp dụng. Khi có khách hàng ghi nợ hoặc khi lấy hàng từ các nhà cung cấp, chủ cửa hàng sẽ ghi chép các thông tin như ngày tháng, nội dung, số tiền,… vào 1 cuốn sổ tay.

Ưu điểm của hình thức quản lý này là không tốn chi phí đầu tư, chỉ cần 1 chiếc bút và 1 quyển sổ thôi là bạn đã có thể quản lý tài chính, công nợ của cửa hàng được rồi.

Nhưng ngược lại, nhược điểm của cách quản lý công nợ này cũng không ít. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian, công sức để ghi chép, việc ghi chép cũng dễ dẫn đến nhầm lẫn, chẳng phải ai cũng có 1 cái đầu điện tử để có thể tính toán chi li mà không sai sót cả.

Hơn nữa, việc ghi chép trên sổ sách tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu rất cao, nhiều cửa hàng bị mất cuốn sổ “Nam Tào” hoặc không may gặp thiên tai, hỏa hoạn thì mới tá hỏa vì lúc đó không còn cơ sở nào để mà thu nợ hay trả nợ nữa.

3.2. Quản lý bằng Excel

Cách quản lý này đã hiện đại hơn 1 chút rồi. Thay vì ghi chép vào 1 cuốn sổ thì chủ cửa hàng sẽ sử dụng file excel quản lý công nợ đơn giản để ghi nhận và quản lý dễ dàng, chính xác hơn.

Cách này thì chủ cửa hàng sẽ rảnh tay hơn 1 chút vì file excel quản lý công nợ sẽ giúp bạn tính toán chính xác hơn cũng như có thể sắp xếp, quản lý theo khách hàng, nhà cung cấp khoa học hơn.

Tuy nhiên, cách quản lý công nợ bằng excel không phải là không có nhược điểm đâu. Vì file được lưu trực tiếp trên thiết bị nên bạn cần mở bằng thiết bị đó để ghi nhận, quản lý chính xác hơn. Đương nhiên, có 1 cách là chia sẻ file dữ liệu cho người khác, nhưng mọi chỉnh sửa sẽ không được cập nhật vào file đó, bạn sẽ phải chia sẻ qua lại file giữa các máy rất mất thời gian, dễ nhầm lẫn.

Ngoài ra, tương tự như cách quản lý bằng sổ sách, quản lý công nợ bằng excel cũng không phải không có nguy cơ mất dữ liệu. Trường hợp người nào không biết hay kẻ xấu có thể xóa mất file, hoặc khi thiết bị bị gặp sự cố bất ngờ, hỏng hóc thì cũng đồng nghĩa với việc bạn phải nói lời từ biệt với những dữ liệu công nợ của cửa hàng.

3.3. Quản lý bằng phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail

Đây có thể nói là cách quản lý hiện đại nhất hiện nay. Để đạt hiệu quả cao nhất thì bạn phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tin khách hàng, nhà cung cấp (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Chỉ cần nhập 1 lần đầu tiên, sau đó bạn chỉ cần tích chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp là có thể ghi nhận công nợ hoàn toàn tự động khi khách mua hàng mà chưa thanh toán hoặc khi bạn tạo đơn nhập hàng với nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail sẽ tự động kết xuất báo cáo công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp, giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ khi cần thanh toán mà không lo tranh chấp vì mọi giao dịch đều được ghi nhận chi tiết đến từng đơn hàng, thậm chí từng sản phẩm có trong đơn hàng.



Đặc biệt, các dữ liệu trên phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail được đồng bộ lên đám mây, bạn có thể truy cập vào phần mềm bằng nhiều thiết bị khác nhau như laptop, tablet hay smartphone. Dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực và bạn cũng không lo việc bị mất dữ liệu nữa.


Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail hỗ trợ quản lý tài chính, công nợ hiệu quả với các tính năng theo dõi công nợ, đối soát công nợ khi đến kỳ thanh toán, báo cáo công nợ từ tổng quan đến chi tiết như công nợ theo khách hàng, theo nhà cung cấp, theo thời gian,…

Còn rất nhiều Tính năng nổi bật Phần mềm quản lý bán vật tư nông nghiệp S2Retail mang lại. Bạn có thể tham khảo thêm một số tính năng khác và DÙNG THỬ MIỄN PHÍ tại trang S2Retail.vn



Hy vọng, bài viết trên đây sẽ có ích cho bạn. Chúc bạn thành công với lĩnh vực kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật!