EMAIL HOSTING LÀ GÌ?

Chào 500 anh em,

Tình hình là dạo này mình đi deploy web cho khách nhiều, gặp một cái vấn đề cực kỳ nhức nhối mà mình thấy đa số các ông chủ doanh nghiệp (thậm chí mấy ông IT support tay ngang) đều dính: Đó là chuyện cái Email.

Mấy nay cứ ngồi fix lỗi email cho khách mà cay. Kiểu công ty doanh thu cả tỷ bạc mà vẫn dùng cái mail @gmail.com để gửi hợp đồng, nhìn nó phèn không chịu được. Hoặc có ông mua tên miền rồi, setup mail trên cái hosting chạy web (cPanel/DirectAdmin share) xong gửi thư cho đối tác toàn bị chui tọt vào mục Spam. Khách chửi um sùm, rồi ông IT lại đổ tại "nhân phẩm".

Là một thằng làm Web và hay vọc vạch về System, nay mình rảnh rỗi ngồi gõ vài dòng phân tích sâu về cái món "Email Hosting" này cho anh em hiểu bản chất. Không phải cứ mua tên miền là gửi mail ngon đâu nhé.

BẢN CHẤT CỦA VIỆC GỬI EMAIL KHÔNG VÀO SPAM

Nhiều anh em cứ nghĩ mua cái Email Hosting là xong. Sai lầm. Cái cốt lõi để thằng Google hay Outlook nó tin tưởng cái mail của anh em nằm ở "độ uy tín của IP" và "bộ xác thực danh tính".

Anh em hình dung thế này, khi anh em dùng cái gói Web Hosting thông thường (share host) để tạo email, anh em đang dùng chung một địa chỉ IP với hàng trăm thằng web khác trên con server đó. Chỉ cần một thằng hàng xóm trên server đó nó chạy tool spam mail *** hay lừa đảo, cái IP đó dính "vết đen" (Blacklist) ngay. Thế là email công ty anh em dù làm ăn chân chính cũng bị vạ lây, Google nó chặn cửa ngay từ vòng gửi xe. Đó là lý do tại sao dân trong nghề bọn mình luôn khuyên tách riêng Mail Server ra khỏi Web Server, hoặc phải dùng Email Hosting chuyên biệt.

KỸ THUẬT "SÂU" MỘT CHÚT VỀ SPF, DKIM VÀ DMARC

Đây là đoạn mình muốn nói kỹ cho mấy ông hay vọc vạch server hoặc đang định tự build VPS làm mail server này. Để mail vào Inbox (Hộp thư đến) mượt mà, server bắt buộc phải cấu hình chuẩn 3 thằng này, thiếu một thằng là tỉ lệ vào spam tăng lên 80%.

• SPF (Sender Policy Framework): Cái này khai báo trong bản ghi DNS. Hiểu nôm na là anh em dán cái thông báo trước cổng nhà bảo rằng: "Chỉ có cái server có IP này mới được phép gửi thư dưới danh nghĩa công ty tao". Thằng Gmail nhận thư nó sẽ check bản ghi này đầu tiên. Lệch IP phát là nó đánh dấu giả mạo ngay.
  
  
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Cái này hay hơn, dùng mã hóa bất đối xứng. Server gửi sẽ gắn một cái chữ ký số (private key) vào header của mỗi cái email. Server nhận sẽ dùng public key trên DNS để giải mã. Nếu khớp -> Mail nguyên vẹn, không bị hacker sửa đổi giữa đường. Cái này cực quan trọng để tăng Trust Score.
  
  
• DMARC: Thằng này là trùm cuối quản lý 2 thằng trên. Nó quy định xem nếu một cái mail fail SPF hoặc fail DKIM thì server nhận nên làm gì? Vứt vào thùng rác hay vẫn cho vào nhưng cảnh báo? Cấu hình DMARC chuẩn (policy reject) sẽ giúp thương hiệu không bao giờ bị thằng khác fake mail đi lừa tiền đối tác.
  

CHUYỆN VỀ IP REPUTATION VÀ REVERSE DNS (PTR)

Mấy cái kiến thức ở trên thì google cũng ra, nhưng cái này mới là kinh nghiệm thực chiến này. Anh em build mail server trên VPS hay mua Email Hosting thì phải check kỹ cái Reverse DNS (rDNS/PTR Record).

Bình thường DNS là phân giải từ tên miền sang IP. Còn rDNS là ngược lại, từ IP trỏ về tên miền. Các hệ thống mail lớn nó check cái này cực gắt. Nếu IP của con VPS anh em đang chạy mà không có rDNS khớp với hostname, thì 99% mail sẽ bị từ chối nhận.

Thêm nữa là quy trình "Warm-up IP". Mua con VPS mới toanh về, IP chưa có độ trust (fresh IP) mà anh em vác đi bắn 1000 mail quảng cáo một lúc là chết ngắc. Phải gửi từ từ, ngày đầu 20 mail, ngày sau 50 mail, tăng dần để bọn ISP nó quen mặt. Xây dựng một hệ thống mail server nó kỳ công ở chỗ nuôi cái IP này sạch sẽ chứ không phải cài xong cái phần mềm là chạy.

TỰ BUILD TRÊN VPS HAY MUA DỊCH VỤ SẴN?

Cá nhân mình là dân kỹ thuật, mình thích tự build trên VPS hơn.
Thứ nhất là rẻ. Mua con VPS cấu hình ổn, cài CyberPanel hay Zimbra vào là tạo được tẹt ga user, không bị tính tiền theo đầu người như G Suite (Google Workspace).
Thứ hai là quyền kiểm soát. Data nằm trong tay mình, log liếc check được hết, không sợ bị khóa tài khoản vô lý.

Tuy nhiên, chơi hệ VPS thì anh em phải có kiến thức quản trị (hoặc thuê người setup chuẩn từ đầu). Phải biết monitor xem IP có bị vào Blacklist của tổ chức nào không (spamhaus, barracuda...) để còn kháng nghị (delist). Còn nếu lười thì cứ bỏ nhiều tiền mua G Suite, nhưng nói thật với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí G Suite hàng tháng khá thốn đấy.

TÚM LẠI

Email là bộ mặt công ty. Đừng tiếc tiền cho hạ tầng này. Anh em nào đang dùng mail theo hosting free thì vote bỏ sớm, chuyển sang Email Hosting riêng hoặc thuê VPS build server mail cho tử tế. Cấu hình một lần chuẩn chỉ SPF, DKIM, DMARC, PTR là dùng ổn định cả đời.

Anh em nào thắc mắc về vụ cấu hình DNS hay check xem IP mình có sạch không thì cứ ném domain xuống dưới, rảnh mình check hộ cho. Hoặc ai đang tập tành build mail server trên Linux gặp lỗi thì ới mình, giao lưu kiến thức là chính.