Quy trình và thủ tục xin Visa Nhật Bản công tác dành cho doanh nghiệp

Đối với các chuyến công tác ngắn hạn, việc chuẩn bị thư mời từ phía đối tác Nhật Bản là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục xin Visa Nhật Bản một cách chuyên nghiệp và đúng quy chuẩn pháp lý.

​

Công ty Thanh Niên Mới chuyên cung cấp dịch vụ visa Nhật Bản, giúp nhiều khách hàng xin cấp visa Nhật Bản thành công, chia sẻ kinh nghiệm thực hiện thủ tục xin visa Nhật Bản và trả lời những câu hỏi liên quan. Bạn hãy tìm hiểu để việc xin visa Nhật Bản trở nên dễ dàng hơn, tỷ lệ đậu cao hơn

1. Người Việt Nam đi du lịch Nhật Bản cần xin visa không?

• Bắt buộc phải xin visa: Mọi công dân Việt Nam sử dụng hộ chiếu phổ thông sang Nhật Bản với mục đích du lịch, công tác hay thăm thân đều phải xin visa trước khi nhập cảnh.
• Trường hợp ngoại lệ: Chỉ những người sở hữu Hộ chiếu Ngoại giao hoặc Hộ chiếu Công vụ còn hiệu lực mới được miễn thị thực Nhật Bản trong vòng 90 ngày.

2. Visa Nhật Bản là gì?

• Khái niệm: Visa Nhật Bản (thị thực) là một chứng nhận hợp pháp do Cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản cấp, cho phép người nước ngoài nhập cảnh vào quốc gia này trong một khoảng thời gian quy định.

3. Người Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản cần xin visa gì?

Người Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản cần xin đúng loại visa phù hợp với mục đích của mình như sau:

· Visa du lịch Nhật Bản: để đi du lịch, tham quan cảnh đẹp tại Nhật Bản.

· Visa công tác Nhật Bản: để đi làm việc với doanh nghiệp tại Nhật Bản.

· Visa thăm thân Nhật Bản: để đi thăm người thân, bạn bè đang sinh sống tại Nhật Bản.

4. Cơ quan tiếp nhận và xét duyệt visa Nhật Bản?

• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Bạn sẽ nộp hồ sơ thông qua Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực Nhật Bản (VFS Global) hoặc các Đại lý du lịch được ủy thác danh tiếng, không nộp trực tiếp tại Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán (trừ trường hợp khẩn cấp nhân đạo).
• Cơ quan xét duyệt: Quyền quyết định cấp visa thuộc về Đại sứ quán Nhật Bản (tại Hà Nội – tiếp nhận từ tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc) và Tổng Lãnh Sự Quán Nhật Bản (tại TP.HCM – tiếp nhận từ tỉnh Đắk Lắk, Phú Yên trở vào Nam).

4. Hồ sơ xin visa Nhật Bản bao gồm giấy tờ gì?

Tất cả các diện đều cần chuẩn bị Bộ hồ sơ cơ bản gồm: Hộ chiếu gốc còn hạn trên 6 tháng, Tờ khai xin visa (điền bằng tiếng Anh, dán sẵn ảnh 4.5cm x 3.5cm nền trắng chụp trong 6 tháng gần nhất), và Căn cước công dân. Tùy thuộc vào diện đi, bạn cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

Diện du lịch tự túc

• Chứng minh công việc: Hợp đồng lao động hoặc Quyết định bổ nhiệm, Bảng lương 3 tháng gần nhất, Đơn xin nghỉ phép đi du lịch có đóng dấu công ty. Nếu là chủ doanh nghiệp, cần Giấy đăng ký kinh doanh và tờ khai nộp thuế.
• Chứng minh tài chính: Sổ tiết kiệm tối thiểu từ 100 - 200 triệu đồng (gửi từ 3 tháng trở lên), Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng, Sao kê tài khoản cá nhân 6 tháng gần nhất. Có thể bổ sung sổ đỏ, giấy tờ xe hơi nếu có.
• Lịch trình chuyến đi: Bản lịch trình chi tiết bằng tiếng Anh/tiếng Nhật ghi rõ hoạt động từng ngày, Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi và phòng khách sạn (chưa cần thanh toán tiền mặt).

Diện công tác ngắn hạn

• Giấy tờ từ phía công ty Việt Nam: Quyết định cử đi công tác nêu rõ mục đích và người chi trả chi phí; Hợp đồng lao động của nhân viên; Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty.
• Giấy tờ từ phía công ty Nhật Bản: Thư mời (Giấy lý do mời); Giấy bảo lãnh (nếu phía Nhật đài thọ chi phí); Bản lịch trình làm việc chi tiết tại Nhật; Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (Tokko Tokai) hoặc tài liệu giới thiệu về công ty Nhật Bản.

Diện thăm thân nhân

• Giấy tờ từ phía Việt Nam: Giấy tờ chứng minh mối quan hệ ruột thịt với người bên Nhật (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, trích lục hộ tịch...). Nếu là bạn bè cần có hình ảnh chụp chung, email, tin nhắn chứng minh.
• Giấy tờ từ phía người mời ở Nhật: Thư mời viết tay hoặc đánh máy nêu rõ lý do mời; Giấy bảo lãnh; Bản lịch trình lưu trú chi tiết; Phiếu công dân (Juminhyo) bản gốc; Giấy tờ chứng minh tài chính và công việc của người bảo lãnh tại Nhật (Xác nhận nộp thuế, xác nhận thu nhập).

5. Quy trình thủ tục xin visa Nhật Bản?

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập và phân loại đầy đủ các giấy tờ theo đúng diện cần xin (Du lịch, Công tác hoặc Thăm thân) như hướng dẫn trên.
• Bước 2: Điền tờ khai xin thị thực: Tải mẫu đơn từ hệ thống VFS, điền thông tin chính xác bằng tiếng Anh, ký tên xác nhận ở trang cuối trùng với chữ ký trong hộ chiếu.
• Bước 3: Nộp hồ sơ tại VFS Global: Đương đơn mang hồ sơ đến trung tâm VFS Global gần nhất. Bạn có thể xếp hàng lấy số trực tiếp hoặc đặt lịch hẹn online trước để tiết kiệm thời gian.
• Bước 4: Thanh toán lệ phí: Đóng lệ phí thị thực của Đại sứ quán và phí dịch vụ của VFS Global tại quầy, nhận biên lai thu tiền.
• Bước 5: Theo dõi kết quả: Dùng mã tracking trên hóa đơn để tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến. Đến ngày hẹn, mang CCCD và biên lai đến VFS để nhận lại hộ chiếu kèm kết quả visa.

6. Thời gian xét duyệt cấp visa Nhật Bản?

• Thời gian chuẩn: Tối thiểu 5-7 ngày làm việc kể từ ngày VFS Global tiếp nhận đầy đủ hồ sơ (không tính ngày nộp, ngày thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ quốc gia của Việt Nam hay Nhật Bản).
• Lưu ý: Thời gian xét duyệt thực tế có thể kéo dài hơn từ 2 đến 3 tuần nếu hồ sơ của bạn cần thẩm định thêm hoặc rơi vào mùa du lịch cao điểm. Vì vậy, bạn nên nộp hồ sơ trước ngày khởi hành dự kiến ít nhất 1 tháng.

7. Thời hạn visa Nhật Bản? Ở lại Nhật Bản bao lâu?

• Thời hạn visa: Đối với visa du lịch ngắn hạn thông thường, thời hạn có giá trị là 3 tháng 1 lần (Single Entry) kể từ ngày được cấp trên hệ thống.
• Thời gian lưu trú tối đa: Mỗi lần nhập cảnh, du khách thường được phép ở lại Nhật tối đa 15 ngày (trong một số trường hợp đặc biệt hoặc diện công tác có thể được cấp thời gian lưu trú lên đến 30 ngày hoặc 90 ngày dựa theo lịch trình).

8. Lệ phí xin visa Nhật Bản bao nhiêu?

Tổng chi phí xin visa Nhật Bản bắt buộc bao gồm 2 khoản sau:

• Lệ phí thị thực (Thu hộ Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán): Cập nhật theo mức phí mới nhất năm 2026:
  • Visa nhập cảnh 1 lần: 520.000 VNĐ.
  • Visa nhập cảnh nhiều lần: 1.030.000 VNĐ.
  • Visa quá cảnh: 120.000 VNĐ.
• Phí dịch vụ của VFS Global: Khoảng 200.000 VNĐ áp dụng cho một bộ hồ sơ nộp vào trung tâm.
• Lưu ý: Nếu hồ sơ bị từ chối cấp visa, bạn sẽ được hoàn trả lại khoản lệ phí thị thực của Đại sứ quán, riêng phí dịch vụ của trung tâm tiếp nhận VFS sẽ không được hoàn lại.

9. Xin visa Nhật Bản có cần phải phỏng vấn không?

• Câu trả lời là Có, nhưng tỷ lệ rất thấp: Quy trình cấp thị thực của Nhật Bản chủ yếu xét duyệt qua hồ sơ giấy tờ mà không bắt buộc tất cả đương đơn phải đến phỏng vấn trực tiếp.
• Trường hợp bị gọi phỏng vấn: Tổng Lãnh Sự Quán hoặc Đại sứ quán Nhật Bản sẽ gọi điện hỏi ngẫu nhiên một số đương đơn, hoặc tiến hành phỏng vấn khi có sự nghi ngờ, mâu thuẫn về thông tin công việc, tài chính, lịch trình trong hồ sơ. Bạn chỉ cần trả lời bình tĩnh, trung thực và chính xác theo đúng những gì đã khai báo là sẽ an tâm thông qua.

10. Người Việt Nam nhập cảnh vào Nhật Bản cần mang theo những giấy tờ gì?

Khi làm thủ tục nhập cảnh tại quầy hải quan sân bay Nhật Bản, hãy để sẵn trong hành lý xách tay các giấy tờ sau:

• Hộ chiếu gốc: Còn hạn sử dụng và đã được dán tem visa Nhật Bản hợp lệ.
• Mã QR từ Visit Japan Web: Khai báo thông tin nhập cảnh và hải quan trực tuyến trước khi bay để lấy mã QR, giúp quét thủ tục tại sân bay cực kỳ nhanh chóng.
• Bản in hồ sơ chuyến đi: Bao gồm vé máy bay khứ hồi, thông tin xác nhận phòng khách sạn và bản lịch trình di chuyển bằng tiếng Anh.
• Giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi (Nếu có): Bản sao thư mời công tác hoặc thư mời thăm thân để sẵn sàng xuất trình nếu nhân viên hải quan yêu cầu giải trình thêm.
• Tiền mặt (Yên Nhật) hoặc thẻ tín dụng: Để chứng minh bản thân đủ khả năng chi trả cho toàn bộ hoạt động ăn ở, đi lại trong những ngày lưu trú.

Hy vọng những thông tin giúp bạn hiểu đầy đủ các thông tin thu tục xin visa Nhật Bản. Bạn cần tư vấn visa Nhật Bản vui lòng liên hệ Viber, Zalo, Whatsapp 0903.709.178 – 0966.089.350 để được tư vấn. Chúng tôi trả lời ngay khi nhận được tin nhắn của bạn.
Cảm ơn bạn xem bài viết!