Top 5 công thức Excel thường dùng khi lập bảng chấm công

Trong công tác quản lý nhân sự, bảng chấm công là một công cụ không thể thiếu để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Việc xây dựng bảng chấm công rõ ràng, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tính lương chính xác, đánh giá hiệu quả công việc và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu cách làm bảng chấm công bằng Excel – một phương pháp phổ biến, tiết kiệm và dễ sử dụng dành cho mọi doanh nghiệp.

1. Bảng chấm công là gì? Tại sao doanh nghiệp cần?
Bảng chấm công là biểu mẫu ghi lại thời gian làm việc thực tế của nhân viên theo ngày, tháng hoặc ca làm việc. Thông qua bảng chấm công, bộ phận nhân sự có cơ sở để:

• Tính lương, thưởng, phụ cấp, phạt, v.v.
  
  
• Quản lý ngày công, ngày nghỉ, đi muộn, về sớm.
  
  
• Phân tích năng suất làm việc và tình trạng tuân thủ kỷ luật.
  
  
• Lập báo cáo nhân sự định kỳ hoặc đột xuất.
  

Việc tạo bảng chấm công rõ ràng không chỉ giúp quản lý minh bạch, mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp trong bộ máy vận hành doanh nghiệp.

2. Chuẩn bị trước khi làm bảng chấm công
Trước khi bắt tay vào thiết kế bảng chấm công bằng Excel, bạn cần chuẩn bị một số thông tin cơ bản sau:

• Danh sách nhân viên (họ tên, mã nhân viên, phòng ban).
  
  
• Số ngày làm việc trong tháng (tính cả thứ 7 nếu công ty làm 6 ngày/tuần).
  
  
• Quy ước các ký hiệu chấm công như:
  
  • X: Có mặt
    
    
  • P: Nghỉ phép
    
    
  • K: Nghỉ không phép
    
    
  • L: Đi muộn
    
    
  • S: Làm thêm
    
    
  • CN: Chủ nhật, không làm việc
    

Ngoài ra, bạn cũng nên xác định có cần tích hợp công thức tính tổng công, tính lương hay không để lựa chọn thiết kế bảng phù hợp.

3. Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công bằng Excel
Bước 1: Tạo bố cục bảng

1. Tiêu đề bảng: Đặt tiêu đề ở dòng đầu tiên, ví dụ: “BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 05/2025”.
   
   
2. Thông tin nhân viên: Bao gồm cột STT, Họ tên, Mã nhân viên, Bộ phận.
   
   
3. Cột ngày trong tháng: Tạo từ cột 1 đến 31 (tùy theo số ngày trong tháng). Mỗi ngày tương ứng một cột.
   
   
4. Cột tổng hợp: Bao gồm:
   
   • Tổng ngày công
     
     
   • Số ngày nghỉ phép
     
     
   • Số ngày nghỉ không phép
     
     
   • Số ngày làm thêm, v.v.
     

Bước 2: Tô màu thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ (nếu có)

• Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật các ngày nghỉ, giúp dễ theo dõi.
  
  
• Có thể đánh dấu bằng màu nền nhạt hoặc đậm tùy phong cách của bảng.
  

Bước 3: Nhập ký hiệu chấm công

• Hàng ngày, nhân sự sẽ cập nhật ký hiệu tương ứng cho từng nhân viên.
  
  
• Khuyến khích dùng danh sách thả xuống (Data Validation) để lựa chọn ký hiệu, tránh sai sót.
  

Bước 4: Tính tổng công
Dùng các hàm trong Excel như:

=COUNTIF(E2:AI2,"X")+COUNTIF(E2:AI2,"S")

Hàm trên đếm số ngày làm việc (X) và làm thêm (S) trong dãy từ E2 đến AI2 (tương ứng với ngày 1–31).

Tương tự, bạn có thể tính số ngày nghỉ phép:

=COUNTIF(E2:AI2,"P")

Hoặc tính tổng ngày nghỉ không phép:

=COUNTIF(E2:AI2,"K")

Bước 5: Tính lương (nếu cần)
Nếu muốn tích hợp bảng tính lương, bạn có thể thêm cột “Lương/ngày” và tính tổng lương bằng công thức:

= (Lương/ngày) * (Tổng công)

4. Một số lưu ý khi làm bảng chấm công

• Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát.
  
  
• Bảo vệ file bằng mật khẩu để đảm bảo tính bảo mật.
  
  
• Sử dụng định dạng nhất quán để bảng dễ đọc, dễ hiểu.
  
  
• Có thể sử dụng template mẫu để tiết kiệm thời gian.
  

5. Tự động hóa bảng chấm công bằng phần mềm AMIS Chấm Công
Nếu Excel vẫn đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm chấm công như AMIS Chấm Công – giải pháp hiện đại do MISA phát triển, tích hợp:

• Tự động ghi nhận công qua GPS, WiFi hoặc máy chấm công.
  
  
• Đồng bộ dữ liệu chấm công – tính lương – tính thuế.
  
  
• Theo dõi công làm, nghỉ phép, làm thêm theo thời gian thực.
  
  
• Báo cáo tổng hợp linh hoạt, hỗ trợ quản lý từ xa.
  

Với AMIS Chấm Công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý bảng công và giảm thiểu sai sót nhờ tính năng tự động hóa thông minh.

Kết luận
Việc nắm vững cách làm bảng chấm công bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả nhân sự và giảm gánh nặng cho phòng HCNS. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp chuyên nghiệp, tích hợp và tiết kiệm thời gian hơn, hãy trải nghiệm ngay phần mềm AMIS Chấm Công – công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp số hóa quy trình chấm công và nâng tầm quản lý nhân sự trong kỷ nguyên 4.0.